Die Digitalisierung innerhalb der Firmen schreitet dieses Jahr schnell voran. Für einige Personen und Unternehmen bedeutete es eine neue Herausforderung, sich mit anderen Anwendungen auseinandersetzen und vor allem eine großartige Herausforderung im mobilen Arbeiten.
Kundengespräche und Abstimmungsgespräche innerhalb eines Unternehmens schwenken mehr und mehr auf die Videotelefonie.
Microsoft Teams wurde für viele ein probates Mittel. Wie oft kam es bei Ihnen schon vor, dass Sie in einer Telefonkonferenz die Kaffeemaschine eines Kollegen gehört haben oder dass Sie ein Webinar abgehalten haben vor Kunden und ein Kunde Störgeräusche verursachte?
Nach meiner Einschätzung haben min. 80%, wenn nicht sogar 90% aller Moderatoren einer Besprechung das erlebt.
In Microsoft Teams hatte der Moderator/ Organisator einer Besprechung die Möglichkeit alle Teilnehmer auf „Mute“ zu setzen. Jedoch konnten die Teilnehmer es wiederum übersteuern und das Mute aufheben. In den meisten Fällen sorgte es je nach Besprechungsart für zusätzlichen Aufwand sowie Stress in einer Besprechung.
Microsoft bringt hier für die Moderatoren/ Besprechungsorganisatoren Abhilfe, in dem Sie an einer Besprechung bzw. sogar bereits bei Planen die Möglichkeit haben, zu entscheiden, ob den Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung gestattet wird oder nicht.
Wo kann ich diese Einstellung vornehmen?
Beim Anlegen eine Besprechung als Teams Besprechung haben Sie die Möglichkeit auf die Besprechungsoptionen zu gelangen.
In den Besprechungsoptionen setzen Sie den Punkt „Teilnehmer das Aufheben der Stummschaltung gestatten“ auf Nein. Somit haben die Teilnehmer nicht mehr die Möglichkeit das Stummschalten seitens des Moderators auszuhebeln.
Auch noch während der Besprechung kann der Organisator/ Moderator diese Einstellung vornehmen. Hierzu muss er sich die Teilnehmer der Besprechung anzeigen lassen und hat in meinem Beispiel die Möglichkeit der Unterbindung über die drei Punkte neben dem Titel „Kontakt“.
Die Funktion obliegt lediglich dem Organisator/ Moderator der Besprechung. Jedoch ist bei der initialen Einladung von Mitarbeitern einer Organisation zu einer Besprechung per Default jeder Moderator. Um die Funktion nutzen zu können, ist der Organisator/ Moderator in der Pflicht, die jeweiligen Personen auf Teilnehmer umzustellen. Bei Gasteinladungen verhält sich Microsoft Teams anders.
Wann macht die Funktion Sinn und wann nicht?
In meinen Augen macht das nicht Gestatten der Aufhebung der Stummschaltung bei kollaborativen Besprechungen keinen Sinn. Beispiele dafür sind:
- Projektabstimmung,
- ein Brainstorming zu neuen Themen
- oder ein Daily Teams Call.
Hingegen kann es hilfreich sein, wenn Sie ein Webinar für mehrere Kunden halten. Genau so kann es ein probates Mittel für einen Geschäftsführer oder Vorstand sein, um in einer Online Präsentation das nächste Jahr einzuläuten oder die Geschäftszahlen des vergangenen Jahres zu berichten.
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